在家工作远程协作软件盘点,让你「在家防疫」也能轻松掌握工作大小事!

最近更新:2020年4月

为了控制疫情,许多公司不是延后开工就是决定实行「远程工作」,希望透过降低大家的出门机率来避免被传染的可能。顿时,从工作以来一直梦想的工作环境就这样被实现了!实在是有点受宠若惊。原本想像中的 work from home 情境是这样的:

但很像真正实行的时候有点困难,工作了15分钟就想去浇浇花,做了30分钟又想去热个饮料来喝,还没到午饭时间肚子就咕咕叫,最后,work from home 就都变成了这样👇


你可能需要一些工具来帮助你 “感觉”像在工作,这些工具不只在家工作很好用,其实很多任务具已经被大公司纳入平时工作系统,现在就来看看有什么好用工具吧。


沟通工具

Slack 

放眼全球,目前最优秀的团队即时沟通工具依然当属 Salck,也是全球最热门、增长最快的 SaaS 创业公司之一。Slack 有免付费功能,也有付费功能,其实免付费选项的功能就已经非常齐全了。它的特点是优秀的分组(频道)管理功能,就好像把在线沟通分成了不同的小会议室,可以选择开放或私密,灵活管理。在聊天功能和界面上也有大量的创新,表情回复可以避免无效刷屏,嵌套回复也是将消息归类,可以让其他人更完整地看到某一个话题的讨论。

Slack 最强大的还是开放的机器人系统,可以通过其他工具的开放接口,自己定制不同的 bot,自动在对话框里推送任务、数据等通知,配合自定义的消息推送机制,实现高效的团队沟通。另外,Slack 也可以串接不同的应用程序,好比 Google Doc, Dropbox 和 Salesforce。

链接:https://slack.com/


Skype 

早期在美国读书的小伙伴们应该都认识 Skype!在那个还没有智能型手机的年代,跟家里联系的主要工具就是 Skype (透露出年纪了)。

Microsoft 下面的 Skype 也能当作办公工具使用,视频和聊天室功能当作同事间的聊天,在线开会,还可以同时容纳多达25人多方通话,当然也可以互相发送文档数据,其他功能像是支持拨打 Skype 外电话,屏幕分享,现场录制影像,还有即时字幕功能让你在线办公更顺畅。很多25人以下的小公司使用免付费Skype 功能就刚好了,大公司还可以付费升级成企业版,多方聊天室直接增加到250人。

链接:https://www.skype.com/en/


Zoom 

Zoom 可说是全球现在最火的平台了!大学上课用它,小学上课也用它,连公司开视频会议现在都通通用它了。Zoom 在视频会议市场里在这次疫情中站稳了脚,很多大学都把网课移到 Zoom 上使用。公司也加入这行列,在 Zoom 上开视频会议。Zoom 免费服务能让用户无限使用在线会议功能,唯一缺点就是会议只能40分钟,超过就会被系统关掉。付费升级版就不会有这问题,最多能同时有1000人在在线开会。

唯一的坏处可能是 Zoom 之前有用户安全问题,这让一些厂商可能转而使用其他相似产品。

链接:https://zoom.us/ent?zcid=2582


Google Hangouts 

Google Hangouts 算是比较新的 Google 产品,它的好处当然就是可以串连 Gmail 和 Google Calendar。使用 Google Hangouts 很简单,只要拥有 Google 帐号,就可以从 Gmail 和 Google Hangouts 直接进行通信。很多公司在线开会都使用 Google Hangouts 当作通信软件,但 Google Hangouts 不仅仅是通信软件,后面支持的功能也很强大。他帮你把数据全部备份到云端,只要到 Gmail 里面,就可以找到所有Google Hangout 的对话纪录。所有已经创建好的连络人都能自动同步,并且无论换到哪一台机器,是不是重新安装 App ,都还是可以找回之前的对话记录、通信录。通信录。而在 Google Hangouts 里面发送的照片,也不会因为换了电脑、换了手机、重新安装 App 而消失,所有照片在发送的当下也都备份一份在你们群组专属的「 Google 图库」中。

另外 Google Hangouts 曾经是少数免费、高质量,并且可以容纳最多 10 人一起视频的在线会议服务,还可以开启在线直播功能。

链接:https://gsuite.google.com/products/meet/


Facebook Workplace 

Workplace 是 Facebook 向工作管理系统推进的一个新服务,相信应该很多人已经在用 Facebook 原本的社团功能来当做工作管理系统,但是因为要与工作上的人交流泄露出自己 Facebook 帐号有些人觉得怪怪的,毕竟想要公私分开一下嘛。Facebook 就出了这款跟 Facebook 社团接口一模一样的工作接口,用户可以在上面聊天,粘贴工作上的资源,讨论,发起投票进行工作,还有聊天室功能,就像你用 Facebook 跟别人聊天依样。用户能使用公司帐号注册登录。

小小缺点就是这款平台他没有行事历没有时间和工作管理的功能,连最简单的 To-do List 都没有,其实就是一个讨论平台。Workplace 有付费和免费选项,正常工作情况下,免费功能就可以达到资源分享和讨论的作用,付费选项的话可以让公司串联其他企业功能。

链接:https://www.facebook.com/workplace


Microsoft Teams

就像 Slack,Microsoft Teams 是另外一个让公司团队保持联系的工具,基本的像是在线会议室,记录会议,员工之间互相丢消息都包含在内。

它最常使用到的就是「团队」这个版,可以创立不同的团队,在一个团队下还可以新增不同的频道,让一个项目可以细分出许多任务作项目,不会让负责不同工作的人,挤在同个群组里鸡同鸭讲。Microsoft Team 的会议功能可以一次容纳10-10,000人参与会议,它和 Outlook 中的行事历功能是连动的,所以不管是在 Outlook 创建新活动,或是要在 Teams 上发起会议,在会议接口上都能一目了然~文件分享上,除了Microsoft 自家有的 Word 和 Excel 已经是基本配备,其他几乎你想得到的生产力工具,例如 Evernote、Trello,你都能轻松把内容给拉进来。

链接:https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software


Discord 

这个可能比较少人听说过,但在游戏圈已经小有名气的 Discord 其实也是很好的生产力工具唷。它的用法跟 Slack 差不多,可以依不同目的开创群组,唯一不一样的是,用户可以直接私讯别人,不像 Slack,对方必须在某个频道才能互相消息,与 Slack 相比,Discord 拥有更强大的权限功能,操作起来也算好用。Discord 的聊天室最多能容纳10人进行语音视频对话。

另外,Discord 对开源项目十分友善,若您拥有热门的开源项目,官方甚至提供免费使用特制网址与自订宣传图片功能。

链接:https://discordapp.com/


 增进效率资源共享工具

Google Drive 

相信大家对 Google Drive 都不陌生,Google 云端硬盘可以让用户直接上传文件当作备份,与人分享,还有 Google Sheet, Google Doc, Google PPT 都是可以在线多人分享一同编辑的在线合作软件。Google Drive 还支持脱机编辑功能,就算在网络不稳的地方,只要开启脱机编辑功能,等到有网络的时候,系统就会自动更新到最新版本。Google 也可以让你看到文档的修订历史,所以如果有重要东西不小心被其他人删掉,还可以跑回修订历史里面捡回数据。

每个 Google 帐户都提供 15 GB 的免费保存空间,可用于 Google 云端硬盘、Gmail 和 Google 图库,方便你保存文件、电子邮件附件,以及相片和视频备份。

链接:https://www.google.com/drive/


Trello

Trello 应该算是看板工具的鼻祖,以看板为主的项目和任务管理工具,同样简洁易用,且大部分功能是免费的,很多新创团队都导入Trello 来有效管理工作分配。它的特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制,包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母,还有旅游规划师等等都可以应用 Trello 来整理待办事项。

Trello 的优点就是打破时间轴排列,任务、数据的分类与排序更自由的掌握在我们自己的手上。Trello 已经可以帮你整理任何事情,让你的所有任务、想法、数据、讨论通通变得「井然有序」:Trello 让我们一般人也可以变成整理、管理高手。Trello 使用左右横列不同需求的清单,并且我们可以随时拖曳清单改变左右排列顺序。Trello 把「整理」与「管理」变成了视觉为主的直觉操作方式,流畅的整理方式,让用户一目了然什么需要执行,什么已经执行完毕。

链接:https://trello.com/


Evernote 

号称史上最强大的笔记系统,Evernote 帮助你随手记下工作上,私人生活上所需的所有大小事。Evernote 可以随时随地写下笔记、快速找到数据、与任何人分享数据。不论是会议记录、网页、项目、待办事项。基本的 Evernote 一点都不难用,只要打开一则新笔记,然后看是要输入文本、拍下照片、插入文件,都是一般稍微有用过 Word、浏览器的人马上都能理解并上手的操作。正是因为它够简单,并且符合一般的电脑使用经验,所以很快的大多用户都能进入收集数据的便利愉快体验中。

链接:https://evernote.com/


担心在家里用电脑会一直刷其他网页专心不了吗?

最后还有一个提升专注力的软件 

Serene 

提升专注力的相关工具可说非常多,有会自动阻挡使用某些 Apps 与通知的专注模式、计时器工具、白噪音(大自然声音)等等,这些工具也互相都不冲突,因此对于想要有最高生产力的人来说,一定都会搭配使用。但每次要一一打开也有点麻烦,这个 Serene 就是最新款及所有专注力提升的工具为一的电脑工具。用户需要设置好目标与每日工作,开始计时后白噪音就会自动播放,帮你阻挡掉所有不必要的通知杂讯。但是目前只有 Mac 版本。Serene 是一套还蛮新的 Mac 软件,尚未完全开放给所有人使用,有兴趣试试的人可至官网提出 Email 申请。安装后只需要设置每日目标,把想要屏蔽掉的工具设置好,设置好时间,Serene 就会开始工作啰!

链接:https://sereneapp.com/

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